Trend och omvärldsanalysen tar avstamp i övergripande och långsiktiga förändringar i omvärlden, men ska enkelt kunna användas för nulägesanalys på konkret nivå, här och nu. Som något nytt finns därför elva brännpunkter om utvecklingen i Helsingborgs nära omvärld. Meningen är att göra det enkelt att se konsekvenserna av förändringar i omvärlden. I vissa fall går det direkt att se konsekvenserna för den egna verksamheten, men oftast behöver diskussionen silas ner och bearbetas vidare för att bli riktigt värdefull.
För detta har vi tagit fram ett verktyg som tar dig från den generella bilden av stadens nära omvärld ner till konsekvenser och slutsatser i ett kortare verksamhetsnära perspektiv. Arbetsmaterialet består av en mall att använda vid workshop och en presentation som stöd för den som arrangerar och håller i en workshop:
Ladda ner mallen här (powerpoint)
Ladda ner presentation här (powerpoint)
Trend- och omvärldsanalysen är utformad så att den ska vara lätt att använda men ändå kunna ge en fördjupad bild för den som behöver det. Meningen är att stadens verksamheter enkelt ska kunna använda valda delar till nulägeskollen som är underlag till verksamhetsplan och verksamhetsdialog. Innehållet i trend- och omvärldsanalysen bör då ses mer som ett smörgåsbord där man snabbt kan plocka ut det mest relevanta än som något man måste ta till sig i sin helhet.
Syftet med trend och omvärldsanalysen är den ska hjälpa oss att få syn på förändringar i omvärlden som påverkar vår resa mot stadens 2035 vision. Den ska kunna ge oss ett proaktivt förhållningssätt och möjlighet att vässa våra mål, beslutsunderlag och planer. Därmed skapar vi en genare och mer resurseffektiv väg mot visionen.
Man bör alltid börja med att läsa förordet och medskicken som summerar stadsdirektörens viktigaste iakttagelser från trend- och omvärldsanalysen. I mån av tid och ambitionsnivå kan det sedan vara bra att sätta sig in i megatrenderna som är drivkrafter för utvecklingen i brännpunkterna. Det ger ett breddat perspektiv som gör de möjligt fånga upp ytterligare perspektiv och sådant som fallit mellan stolarna i nedbrytningen av de globala trenderna till brännpunkter. Men detta är inget krav utan en möjlighet.
Det rekommenderas att:
Om en workshop ska genomföras bör den som ska leda den på förhand välja ut den eller de brännpunkter som har störst relevans för verksamheten. Urvalet bör göras av eller i samarbete med den chef som är närmast ansvarig för verksamhetsplaneringen. I samband med detta kan det också vara bra att titta på angränsade brännpunkter som det länkas till i de olika texterna.
Brännpunkterna beskrivs i korta texter med några få frågor i slutet av varje som kan användas som inspiration i workshoppen eller den enskilda analysen. De är inga heltäckande beskrivningar utan är snarare korta sammanfattande nedslag på områden med hög relevans för många av stadens olika verksamheter. Tanken är att de ska vara lätta att ta till sig och användas som en enkel kunskapsbaserad ram för diskussioner. I workshopsammanhang är det bättre att låta deltagarna fokusera på en eller ett fåtal brännpunkter än många. Det gör att arbetet blir fokuserat och att resultatet blir användbart i den vidare verksamhetsplaneringen.
Analysen bör användas i arbetet med verksamhetens nulägeskoll och verksamhetsplan.
Trend- och omvärldsanalysen kan även med fördel användas i förberedelsen av ett lite större projekt eller förändringsarbete, förslagsvis i samband med nuläges- och riskanalyser. Då rekommenderas det att man tar ett lite större grepp.
Idealiskt är att börja med att titta på visionen och relevanta politiska styrdokument. Det nästa är att läsa stadsdirektörens förord och medskick. Med detta i bakhuvudet bör man sedan läsa och begrunda texterna om de fem megatrenderna, som sammanfattar utvecklingen på flera centrala områden i världen som helhet. I vissa fall kan det då dessutom vara relevant att själv fördjupa sig i enskilda studier och annat material med relevans för uppgiften, till exempel det material som ligger under fliken ”Helsingborg idag” i toppen av sidan.
Nästa steg blir att ta en titt på konsekvenssammanfattningen som ligger under varje enskild megatrendbeskrivning. Dessa länkar vidare till enskilda brännpunkter som beskriver trender i Helsingborgs nära omvärld som megatrenderna är drivkrafter för. Den avslutande analysen bör sedan fokusera på konsekvenser för Helsingborgsstad och det projekt eller förändringsarbete som ska genomföras.